Cómo elegir el nuevo gestor o administrador de fincas para tu comunidad de propietarios

¿Estás buscando administradores de fincas para contratar, pero estás hecho/a un lío? ¿No sabes qué debes mirar, más allá del precio, ni cómo obtener valor por tu dinero y el de tus vecinos?

Aunque todos dependemos, de una u otra manera, de la administración de fincas, pocos son los propietarios que tienen los conocimientos suficientes para evaluar el trabajo de su administrador, así como qué puntos tener en cuenta a la hora de elegir alguien que se encargue de gestionar los menesteres de la comunidad.

Por eso, en ADF365 hemos decidido elaborar esta guía con el consejo de distintos administradores profesionales. El objetivo es ayudarte a entender qué tareas ha de ejecutar el administrador de fincas y cómo; ayudarte a entender qué valorar a la hora de elegir un administrador de fincas.

A continuación, resumimos los puntos más importantes dentro de cada grupo de requisitos a evaluar:

Requisitos personales del administrador de fincas

  • Pertenencia al colegio de administradores de fincas: número de colegiado y año de alta.

    No es obligatorio que un administrador de fincas esté dado de alta en el Colegio Oficial de su zona, aunque esto suele ser una señal de profesionalidad y garantía de que se está al día de las modificaciones legales y los criterios comúnmente aceptados en todos los aspectos de la administración de fincas; además de contar con todo el soporte técnico que ofrece un colegio profesional.

  • Alta en la Agencia de Protección de Datos. Medidas de seguridad de que dispone. Copias de seguridad: periodicidad y número archivado

    Toda organización que recoja y maneje datos personales debe dar de alta sus ficheros de recolección de datos en la Agencia Española de Protección de Datos para cumplir con la LOPD, que vela por la seguridad y derecho a la intimidad de nuestros datos de carácter personal.

    Podemos preguntar sobre este tema, cada vez más importante, al futuro cargo gestor de la comunidad de vecinos, que será el encargado del tratamiento de nuestros datos y de su guarda, por lo que deberíamos asegurarnos de que se realizan las debidas copias de seguridad de los datos relativos a la comunidad con una periodicidad adecuada.

    No se debe olvidar que el responsable de los datos es la propia comunidad de propietarios.

  • Seguro de Responsabilidad Civil

    El seguro de Responsabilidad Civil protege a la Comunidad de Propietarios en caso de que el administrador le cause perjuicio, cometa infracción o incurra en ilícito de alguna normativa legal.

    Este seguro puede ser propio o proporcionado por el CAF.

  • Años de experiencia en administración de fincas

    Como en cualquier actividad, la experiencia es un grado importante. Aunque también se ha comprobado que, en ciertas ocasiones, es un arma de doble filo. A veces nos encontramos con administraciones de fincas con un recorrido de muchos años que se han instaurado en cierta comodidad y se relajan de cara a sus clientes. Al mismo tiempo, un profesional que esté en los inicios de su carrera puede que se aplique con más ganas y dedicación para suplir la falta de experiencia.

    Es un apartado complicado de valorar, por lo que el “feeling” personal jugará un papel importante a la hora de valorar este requisito.

  • Despacho propio o pertenencia a una entidad profesional. Número de socios y empleados

    Un despacho perteneciente a una entidad grande puede ser señal de una trayectoria correcta, pero la cercanía que ofrece un despacho más pequeño y local puede suponer un extra importante de atención.

  • Sometido o no a auditoria interna o externa

    Es una garantía que la empresa de gestión de fincas que contratemos está auditada por algún agente externo. Garantiza el cumplimiento de las normas legales y comúnmente aceptadas; no obstante, no es nada frecuente contar con este servicio de auditoría.

  1. Titulación
    Legalmente se establece en la Ley de Propiedad Horizontal, Artículo 13, que un administrador profesional debe contar con una cualificación profesional reconocida legalmente. En el caso de una persona física o entidad jurídica, debe contar con al menos una persona física que cumpla esta condición, pero puede ayudarse de colaboradores de menor cualificación.

    Economistas y abogados suelen ser las carreras profesionales con las que cuentan la mayoría de los profesionales del sector.

  2. Contacto usual con la comunidad
    Una comunidad de propietarios es algo vivo, en la que surgen problemas a menudo. El contacto directo del administrador con la comunidad de vecinos le permite conocerla y hacerse cargo de sus problemas y ofrecer soluciones personalizadas; por lo que resulta esencial para el buen funcionamiento de la finca y la comunicación propietarios-administrador.
  3. Exclusividad de la administración de fincas o compartida con otra actividad profesional o dependiente
    Otro punto importante a valorar es si el profesional se dedica en exclusiva a la labor que queremos que desarrolle o si la realiza como un extra de otra actividad profesional o no. Cuanta más dedicación tenga en el servicio que estamos buscando, más centrado estará en él.
  4. Dispone de asesoría (contable, administrativa, fiscal, laboral) o realiza la gestión directa
  5. Referencias
    Algunos administradores de fincas subcontratan con despachos especializados las labores administrativas y contables y se centran en la gestión de las comunidades que lo han contratad. Esto proporciona al administrador dos ventajas importantes:

    • Se pueden centrar en la gestión de la comunidad: su conocimiento, atención al cliente, solución de problemas.
    • Las labores administrativas las realizan personal especializado, lo que les permite el mejor conocimiento de la cada vez más cambiante legislación y proporcionar mayor calidad.

Relaciones con la comunidad de propietarios

  • Gestión/atención a la junta directiva en sus oficinas

    Parte importante de la relación con la Junta Directiva de la comunidad, elegida por los vecinos para resolver con la administración los asuntos comunitarios, es un horario flexible y amplio para poder reunirse. Es por tanto importante definir de antemano los días y horario en que esto se pueda producir.

  • Gestión/atención a propietarios en sus oficinas

    Aunque es la Junta Directiva quien en general hará de enlace entre administradores y propietarios, éstos también tienen derecho y necesidad de acudir a las oficinas para resolver sus consultas y problemas privativos o comunitarios. Al igual que en el caso anterior, definir en qué horario tienen esta opción evitará problemas a largo plazo.

  1. Servicio veinticuatro horas
    Hace unos años algunas empresas administradoras de fincas comenzaron a ofrecer el servicio de atención 24 horas. Aunque rara vez se necesite, es importante saber que en caso de emergencia se podrá contar con la persona a cargo de nuestro inmueble.
    En algunas ocasiones este servicio supone un coste extra, pero puede resolver problemas de emergencia. Una alternativa incluso más rápida y efectiva es disponer en la comunidad, en sitio visible y accesible, los teléfonos de los diferentes servicios que pueden resolver una emergencia (bomberos, policía, mantenedores de las instalaciones, etc). A este respecto, debe considerarse que el administrador es un intermediario que solamente puede, conociendo el problema, llamar a quien tenga capacidad para resolverlo (realmente el mantenedor de la instalación afectada) y encargarle la solución.

Operativa del gestor

  • Número de visitas mensuales a la comunidad

    No sólo es importante que un administrador esté disponible para que la Junta Directiva o cualquier propietario pueda acudir a sus oficinas. Es igual de importante que tenga el interés necesario para acudir a la finca con regularidad para comprobar “in situ” el estado de la finca y sus instalaciones, evaluar lo pendiente y definir nuevas actuaciones.

  • Gestión y control de reparaciones, obras, suministros y consumos: negociación de ofertas con proveedores, supervisión y control de la obra, control de stock y gestión de suministro

    Se debe intentar anticipar con la Junta Directiva qué obras son necesarias y cuándo se deben acometer. Llegar a la mejor solución técnica y económica para acometer las mismas, y controlar su correcta ejecución en plazo.

  • Relación independiente con proveedores

    Los suministros y las obras son dos de los mayores desafíos a los que se enfrenta una comunidad. Su correcta gestión repercutirá directamente en la cuota de comunidad de cada propietario, número de derramas y su coste.
    En este punto es vital que el administrador sea imparcial y presente siempre una amplia opción de ofertas. En ADF365 lo ponemos fácil con nuestros servicios de petición de presupuestos para luz, jardín, mantenimiento, vigilancia…
    El poder ahorrarse hasta un 35% en la factura de electricidad de la comunidad, o un 22% de media en todos los mantenimientos, es algo por lo que debe velar la administración de fincas.

  1. Organización de actividades: portería, conserjería, limpieza…
  2. Control de las infraestructuras de la finca: vigilancia de instalaciones y elementos
  3. Gestión del mantenimiento general y de las instalaciones: control preventivo y gestión correctiva
  4. Gestión ornamental, limpieza y control de la finca
  5. Control de empleados de la finca

Gestión administrativa para la comunidad de vecinos

  • Archivo documental disponible para los comuneros: disponibilidad y condiciones

    Los propietarios siempre han tenido el derecho de acceder a la documentación de su comunidad para consumir o comprobar lo que deseen. Si hay plataforma informática este archivo pierde valor, excepto en datos históricos: la cuestión es cuántos años se deben guardar y donde; esto debería decidirlo la comunidad de propietarios.
    Conviene aclarar, también, que existen ciertas ocasiones en que entra en juego la LOPD, por lo que la cesión de datos de la comunidad puede no ser tan directa como se desearía.

  1. Convocatoria de Juntas de Propietarios, Secretario de la Junta de Propietarios, gestiones legales
  2. Gestionar y controlar contratos con proveedores, seguimiento contratos vigentes
  3. Gestión de Recursos Humanos: realización de nóminas, cotizaciones sociales, IRPF…
  4. Negociaciones con el personal
  5. Declaraciones de impuestos, gestión ante organismos oficiales locales, regionales, nacionales.
  6. Gestión de subvenciones; en su caso, coste
  7. Reclamación de siniestros al seguro de la finca

Gestión financiera y contable por parte del administrador

  • Realizar los pagos previa verificación de la obra, suministro o servicio

    Si antes comentábamos la importancia de una transparencia en cuanto a suministros y ejecuciones de obras o contratación de suministros, la última fase es la verificación y pago de los mismos. El administrador verificará que las facturas son correctas, el plan con los servicios u obras ha sido llevado a cabo satisfactoriamente, y el abono final al prestador de servicios o empresa suministradora.

  • Realizar la liquidación del ejercicio y rendir cuentas a la Junta General de Propietarios

    Dado que la cuota se fija anualmente en la Junta Ordinaria una vez fijado el presupuesto del ejercicio al que se añadirán, en su caso, las derramas que se aprueben (obras y reparaciones no ordinarias o extraordinarias), y que el resultado final de la ejecución del presupuesto o de la obra extraordinaria puede ser diferente; el administrador deberá preparar y presentar a la Junta Ordinaria de Propietarios, las cuentas correspondientes y liquidar estas para que quede finalmente determinada la cuota parte que corresponde a cada propietario y, por diferencia entre la cuota pagada y el resultado final de la ejecución, el saldo a su favor o en su contra que le corresponde. Estas cuentas y su liquidación deberán ser sometidas a votación y eventual aprobación, así como la decisión a tomar por los propietarios sobre sus saldos: si devolverlo en caso de que sea a su favor, dejarlo como fondo para futuros ejercicios, o reponer los saldos negativos para no descapitalizar la comunidad de propietarios.

  • Control, seguimiento y gestión de impagados

    Es una realidad que en muchas comunidades de vecinos existen o existirán morosos e impagos. Atajar y solucionar estos casos lo antes posible evitará muchos quebraderos de cabeza a corto y medio plazo. Es importante conocer cada caso y que nuestro gestor reclame y persiga el pago de la deuda de manera amistosa antes de recurrir a la reclamación por la vía judicial en caso de que el propietario se niegue a cumplir con su obligación.

  1. Preparar los presupuestos anuales de la comunidad
  2. Emisión de recibos mensuales y su cobro
  3. Llevar la Contabilidad de la comunidad de acuerdo el Plan General Contable
  4. Seguimiento del Presupuesto y del Plan de Tesorería, proponiendo las medidas correctoras que sean necesarias
  5. Informar periódicamente del estado patrimonial y presupuestario
  6. Presentación trimestral de cuentas
  7. Efectuar cuantos estudios económico- financieros sean solicitados
  8. Proporcionar cuantos documentos sean requeridos y necesa¬rios para la adecuada verificación de cuentas y de gestión

Gestión de incidencias

  1. Comunicación de incidencias: telefónica, correo electrónico, buzón electrónico. Acuse de recibo y tiempo de respuesta
  2. Tiempo de respuesta en la gestión de obras, reparaciones e intervenciones en la Comunidad: seguimiento, control e informe

Plataforma Online de la administración de fincas

Las nuevas tecnologías están presentes en todos los ámbitos, y la administración de fincas no es una excepción; al contrario, se abre un amplio mundo de transparencia, información y comunicación.
Han ido apareciendo plataformas que permiten una comunicación más fluida, barata y segura entre ambas partes, así como acceso a la información sobre los diversos aspectos de la comunidad de propietarios: estatutos, convocatorias de juntas, actas de juntas, cuentas, liquidaciones, recibos, comunicación de incidencias, contratos, facturas….
Estas plataformas facilitan el trabajo a los administradores de la finca y toda la información a los vecinos. Es, por tanto, un punto importante en cuanto a transparencia y eficiencia.
  1. Documentos generales (estatutos, escritura de propiedad horizontal, actas, convocatorias de juntas, etc.).
  2. Recibos emitidos por propietario
  3. Facturas
  4. Movimientos bancarios
  5. Seguros Sociales
  6. Modelos tributarios
  7. Presupuestos
  8. Cuentas trimestrales y anuales. Liquidaciones anuales
  9. Informes económicos
  10. Mayores contables
  11. Contratos
  12. Certificados IRPF por arrendamientos (alquileres) de viviendas
  13. Seguimiento buzón de incidencias
  14. Seguimiento contratos vigentes
  15. Presupuesto y seguimiento de presupuesto (periodicidad)

Oferta económica

  1. Precio ofertado (IVA excluido)
  2. Número de juntas extraordinarias sin coste
  3. En su caso, precio por junta extraordinaria adicional (IVA excluido)

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